Prozessmanagement ist die Basis für eine funktionierende Customer Service-Organisation. Es ist vor allem wichtig, Prozesse strukturiert aufzunehmen und diese stetig auf Optimierungspotenzial untersuchen. Erst dann heißt es, das optimierte Prozessmanagement umzusetzen.
Oft konstruieren wir gemeinsam mit Kunden die generischen Prozesse ihrer Customer Service-Organisation. Dabei betrachten wir alle Kommunikationskanäle wie Telefon und Chat. Auch den Self-Service nehmen wir unter die Lupe und entdecken so Unterschiedlichkeiten, um dann Prozesse zu vereinheitlichen oder gar neue Prozesse wie Social Media zu implementieren.
Um Transparenz in der Planung zu gewährleisten, nutzen wir Swimlane-Diagramme zur Darstellung. Darin wird der komplette Geschäftsprozess in Teilprozesse unterteilt und Verantwortungsbereiche klar definiert.
Ein besonders wichtiger Teil unserer Dienstleistung: Das Einteilen der Prozesse in vier Teilbereiche nach der Irritant Value Matrix (Hafner). Die 2×2-Matrix teilt Kommunikationsprozesse nach ihrer Wichtigkeit ein: Eliminieren, automatisieren, vereinfachen oder intensivieren gestalten.
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